Kansallinen tulorekisteri eli Tulorekisteri, tuttavien kesken Katre, mullisti monen talousihmisen ja vähän muidenkin elämää vuoden vaihtumisen jälkeen. Kyseessä on reaaliaikainen yhtenäistetty rekisteri kaikkien kansalaisten tulotiedoista. Lyhyesti sanottuna:

KATREn kautta ilmoitetut tiedot kulkeutuvat heti viranomaisten nähtäville, ja tammikuusta 2019 alkaen tietoja ovat hyödyntäneet:

  • Kansaneläkelaitos,
  • Verohallinto,
  • Eläketurvakeskus,
  • eläkelaitokset sekä
  • Työllisyysrahasto.

Tulorekisterin tavoite on selkeä: helpottaa, yksinkertaistaa ja vähentää kustannuksia. Viranomaistahot saavat tiedot suoraan rekisteristä. Tulonsaajat näkevät sähköisen rekisterin kautta itseään koskevat tiedot helposti samasta paikasta. Työnantajien ei tarvitse lähettää samoja tietoja moneen kertaan. Työnantajien näkökulmasta tulorekisterin tarkoitus on yksinkertaistaa palkanmaksuun liittyviä hallinnollisia velvoitteita. Kun aikaisemmin työnantajat ilmoittivat palkkatietoja useille tahoille eri aikoihin, nykyään tiedot välittyvät eteenpäin yhdellä kertaa tulorekisterin kautta. Päällekkäisen raportoinnin poistamisen lisäksi KATRE myös aikaistaa palkkatietojen ilmoittamista ja ajantasainen ja tarkka tieto on heti saatavilla. Kun tulotiedot ilmoitetaan reaaliaikaisesti, ilmoitusten puutteet on helppo todentaa. Lisäksi tiedot ovat kaikkien niiden viranomaisten käytettävissä, joilla on tietoihin oikeus.

Tulorekisteriaikana tulotietoja ei tarvitse enää muistella, koska ne on ilmoitettu tulorekisteriin maksamisen yhteydessä. Vaikka ansiotuloja tai etuuksia saisi monelta eri taholta erilaisissa pätkissä, tulorekisteri järjestää ne automaattisesti yhdeksi reaaliaikaiseksi kokonaisuudeksi. Vaivatonta, juuri sinulle. Tulorekisteri on siten meille jokaiselle oman talouden järjestyksen oiva työkalu. Tulorekisterissä tietoja säilytetään 10 vuotta. Tulorekisteri mahdollistaa entistä ajantasaisemman tiedon käytön. Työnantajat ilmoittavat tiedot viiden päivän sisällä palkan maksamisesta tulorekisteriin, josta ne kulkeutuvat viranomaisten järjestelmiin ja prosesseihin ilman ylimääräistä työtä. Vuodesta 2020 lähtien näet tulorekisteristä sekä palkat että etuudet.

Mikä parani?

  • Sinä voit jatkossa seurata tulojasi ja maksettuja etujasi helposti yhdestä paikasta reaaliajassa. 
  • Asioiminen viranomaisten kanssa on helpompaa. Esimerkiksi Kela saa tulorekisteristä tiedot, joita on toistaiseksi jouduttu lähettämään liitteinä. Tämä nopeuttaa asiointia.
  • Sinun on nyt mahdollista tarkistaa, onko työnantajasi huolehtinut omista ilmoittamisvelvollisuuksis­taan vai onko annetuissa tiedoissa puutteita.
  • Tulorekisteri helpottaa oman talouden hallintaa. Suunnittelu on helpompaa, kun tulot ja menot ovat reaaliaikaisesti nähtävissä.
  • Tulorekisteri yksinkertaisti työnantajien ja yritysten palkan maksamiseen liittyviä ilmoitus­menet­telyjä, kun tiedot täytyy kirjata vain yhteen keskitettyyn rekisteriin.
  • Palkkatietojen ilmoittamisen aikataulu nopeutui. Tiedot ilmoitetaan aina viiden päivän kuluessa maksutapahtumasta.
  • Erillisiä vuosi-ilmoituksia ei enää tarvitse tehdä kerran vuodessa tiukalla aikataululla, vaan työn määrä jakaantuu tasaisemmin pitkin vuotta.
  • Ilmoittaminen voidaan automatisoida valitsemalla tekninen rajapinta palkkajärjestelmän ja tulorekisterin välille. Tällöin manuaaliset työvaiheet palkkatietojen ilmoittamisesta vähenevät.
  • Työnantaja voi keventää taakkaansa myös edelleen täyttämällä tulorekisterin minimivaatimusten lisäksi täydentäviä tietoja. Tämä vähentää jälkikäteen tehtävää selvittelyä esimerkiksi etuus­päätöksiin ja korvauskäsittelyihin liittyvissä tilanteissa.
  • Yksi tulorekisterin tavoitteista on ollut helpottaa yrittäjän hallinnollista taakkaa. Se toteutuu parhaiten, kun palkkahallinto hoidetaan sähköisesti ja ilmoitukset tehdään teknisen rajapinnan kautta.

Tulorekisterissä on ollut kyse todella isosta uudistuksesta, joka koskettaa lähes kaikkia yrittäjiä ja työnantajia. Valtiovarainministeriö on arvioinut Taloushallintoliiton laskelmien perusteella, että tulorekisteri säästäisi yksityisellä sektorilla vuodessa (työntekijämäärä noin 1,9 miljoonaa): 1,6 miljoonaa työtuntia ja 35–40 miljoonaa euroa. Liiton mukaan laskelmissa on otettu huomioon vain vuosi-ilmoitustyöt sekä muut todis­tuksista ja ilmoituksista aiheutuva lisätyö. Henkilöstön koulutuksesta ja ohjelmistojen päivityksistä uuteen menettelyyn on syntynyt myös toki kustannuksia.

Suurin muutos työantajan näkökulmasta on se, että eri tahoille, eri aikatauluissa ja eri muodoissa ilmoitet­tavat tiedot ilmoitetaan tulorekisteriin viiden päivän sisällä palkanmaksusta. Työnantajan velvollisuuksista jäivät tulorekisterin myötä pois monia vuosittain, neljänneksittäin tai kuukausittain ajettavia raportteja. Palkkatietoja käyttävät toimijat saavat suoraan tarvitsemansa tiedon tulorekisteristä. Toki uudistus on aiheuttanut myös paljon lisätyötä, eikä uudistus ole sujunut ongelmitta. Kuitenkin kymmenen vuoden päästä voimme varmasti miettiä, että miten kukaan koskaan on kokenut tarpeelliseksi täydentää lomaketietoja tai liitteitä, jotka viranomainen saa helposti suoraan sähköisestä järjestelmästä.

Salla Ylinen

Henkilöstöpäällikkö, palkkahallinnon asiantuntija, PHT

salla.ylinen@gylling.fi