Vuoden 2019 alusta otetaan käyttöön tulorekisteri KATRE, eli kansallinen sähköinen tietokanta tulotiedoille. Se sisältää kattavat palkka-, eläke- ja etuustiedot jokaisesta tulonsaajasta yksilötasolla. Tiedon tuottajat ilmoittavat tiedot ansiotuloista tulorekisteriin reaaliaikaisesti viiden päivän kuluessa maksupäivästä maksukohtaisesti, jokaisesta tulonsaajasta erikseen. Tulorekisteri otetaan käyttöön kahdessa vaiheessa. Ensimmäisessä vaiheessa 1.1.2019 alkaen tulorekisteriin ilmoitetaan tiedot maksetuista palkoista ja muista ansiotuloista. Toisessa vaiheessa vuoden 2020 alusta lähtien tulorekisteriin ilmoitetaan myös tiedot maksetuista eläkkeistä ja etuuksista. Tulonsaajille palvelu avataan 1.1.2019 ja sieltä voi katsoa tulotietojaan sähköisen asiointipalvelun kautta. Tulevaisuudessa yksityishenkilöt voivat katsoa tulorekisteristä omia palkka-, eläke- ja etuustietojaan ja saada ensimmäistä kertaa reaaliaikaisen kuvan niistä.

Palkkatietojen tuottajia vuodesta 2019 lähtien ovat kaikki työnantajat, yhdistykset, säätiöt, kotitaloustyönantajat, asunto-osakeyhtiöt ja muut toimijat, joilla on velvollisuus ilmoittaa palkkatietoja jollekin tulorekisterin käyttäjätaholle. Tiedot ilmoittaa tulorekisteriin joko tiedon tuottaja itse tai hänen valtuuttamansa taho, kuten esim. tilitoimisto. Tulorekisteriin ilmoitettavia tietoja ovat palkat, luontoisedut, palkkiot, työkorvaukset ja muut ansiotulot sekä myös verovapaat kustannustenkorvaukset (kuten päivärahat). Ilmoitettaville tiedoille ei ole euromääräistä alarajaa eikä ikärajaa, vaan kaikki palkkatiedot on ilmoitettava riippumatta summasta tai tulonsaajan iästä. Tulorekisteri korvaa palkkojen vuosi-ilmoitukset, jotka nykyisin annetaan Verohallinnolle, työeläkelaitoksille, työttömyysvakuutusrahastolle ja työtapaturmavakuuttajille. Viimeiset palkkatietojen vuosi-ilmoitukset annetaan vuodelta 2018.

Vaikka maksukohtainen ilmoittaminen voi aluksi kuulostaa työläältä, tulorekisterin myötä nykyinen palkkatietojen moninkertainen raportointivelvollisuus kuitenkin poistuu ja tiedon välityksen määrä vähenee. Tulevaisuudessa tiedot annetaan yhdellä ilmoituksella yhteen keskitettyyn rekisteriin, eri viranomaisten tarpeita varten. Yhdenmukainen tapa ilmoittaa palkkatietoja sekä yksi rekisteri varmistavat, että tiedot ovat reaaliajassa vastaanottavien tahojen käytettävissä. Tämä taas vaikuttaa mm. etuuksien käsittelyyn. Samalla raportoitavien tietojen tarkkuus ja oikeellisuus korostuvat yhä enemmän. Siihen liittyen yritysten kannattaa arvioida nykyistä tiedonvälitystään mahdollisten eri järjestelmien välillä ja tietojen oikaisemisen tarvetta. Esim. tietojen palkkatapahtumista sekä poissaoloista on liikuttava yrityksen sisällä sekä järjestelmissä.
Viranomaisena toimii Verohallinnon yksikkö, joka vastaa tulorekisterin toiminnasta. Tulorekisterissä olevat henkilötiedot säilytetään ja niitä käsitellään ns. korostetun tietoturvatason ympäristössä. Tietojen ilmoittaminen on mahdollista teknisen rajapinnan kautta, sähköisen asiointipalvelun kautta verkkolomakkeella tai lataamalla tiedot tiedostona. Viranomaiset ja muut tiedon käyttäjät saavat tulorekisteristä vain sen tiedon, johon niillä on oikeus ja jota ne tarvitsevat toiminnassaan.

Kansalliseen tulorekisteriin voit valmistautua tutustumalla siihen, varmistamalla ohjelmiesi yhteensopivuuden, pohtimalla mitä vaikutuksia sillä on nykyisiin järjestelmiinne tai palkkojen käsittelyyn, sekä varautumalla muutokseen liittyvään työntäyteiseen vuodenvaihteeseen. Silloin tarvitaan aikaa opetella uutta ja resursseja. Työmäärää lisäävät vuoden 2018 vanhaan tapaan raportoitavat palkat, kun samalla käsitellään jo vuoden 2019 palkkoja.

Autamme mielellämme

Tulorekisteriin liittyvissä kysymyksissä voit aina olla yhteydessä omaan palkanlaskijaasi. Jos mietit palkanlaskennan ulkoistamista, niin laitathan rohkeasti viestiä myynti@gylling.fi, me keskustelemme mielellämme mahdollisuuksista lisää.

Järjestämme aiheesta webinaariin torstaina 25.10.2018 klo 13.00, mikäli haluat tulla kuuntelemaan niin voit laittaa minulle sähköpostia, jolloin saat osallistumislinkin paluupostilla.

Yhteistyöterveisin

Anu Syrjälä
Palkkahallinnon asiantuntija, henkilöstöhallinnon assistentti
anu.syrjala@gylling.fi